Bankkunden bekommen regelmäßig ihre Kontoauszüge zur Verfügung gestellt. Im Laufe der Zeit sammelt sich so eine beachtliche Anzahl an. Doch müssen die Bankauszüge aufbewahrt werden? Hier erfahrt ihr, wer Kontoauszüge aufbewahren muss und was bei der Aufbewahrungspflicht von Kontoauszügen für Privatpersonen zu beachten ist.
- Müssen Privatleute Kontoauszüge aufbewahren?
- Wer ist dazu verpflichtet, Kontoauszüge aufzubewahren?
- Welche Kontoauszüge sollten privat aufbewahrt werden?
- Wie lange sollten Privatpersonen Kontoauszüge aufbewahren?
- Wann müssen Kontoauszüge gesetzlich von Privatpersonen aufbewahrt werden?
- Kontoauszug verloren? Nicht schlimm!
Müssen Privatleute Kontoauszüge aufbewahren?
Wichtige Unterlagen, wie zum Beispiel Steuerbescheide, Rechnungen und diverse Verträge, müssen häufig für einen bestimmten Zeitraum archiviert werden.
Anders verhält es sich bei Kontoauszügen: Grundsätzlich sind Privatpersonen mit einem Einkommen unter 500.000 € im Jahr gesetzlich nicht dazu verpflichtet, ihre Kontoauszüge aufzubewahren.
Somit gilt für Verbraucher keine vorgeschriebene Frist oder Aufbewahrungspflicht für Bankauszüge sowie Zahlungsbelege im Allgemeinen.
Wer ist dazu verpflichtet, Kontoauszüge aufzubewahren?
Bei der Aufbewahrungspflicht kommt es darauf an, ob ihr eine Privatperson, eine Privatperson mit hohem Einkommen oder ein Unternehmen seid:
- Wie bereits erwähnt, sind Privatpersonen erst einmal nicht zur Archivierung ihrer Kontoauszüge verpflichtet.
- Privatpersonen mit einem jährlichen Einkommen von über 500.000 € zählen hingegen zu den sogenannten Besser- oder Vielverdienern und müssen Kontoauszüge sechs Jahre aufbewahren.
- Bei Unternehmen sowie bei selbstständigen und freiberuflichen Tätigkeiten gilt sogar eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für Kontoauszüge und Zahlungsbelege. Die gesetzliche Regelung besteht auch für Klein- und Kleinstunternehmen sowie gegenüber dem Finanzamt.
Welche Kontoauszüge sollten privat aufbewahrt werden?
Wollt ihr beweisen, dass ihr eine Zahlung erhalten oder eine Rechnung in der Vergangenheit beglichen habt, können aufbewahrte Kontoauszüge von Vorteil sein. Erhaltet ihr zum Beispiel fälschlicherweise eine Mahnung inklusive Zahlungsaufforderung, dienen Kontoauszüge als einwandfreier Zahlungsnachweis.
Mit euren Kontoauszügen könnt ihr zudem Garantie- und Gewährleistungsansprüche geltend machen. Einige Händler akzeptieren sogar alte Kontoauszüge anstelle des Kassenbons beim Umtausch von Waren.
Habt ihr größere Ausgaben getätigt, was unter anderem bei einem Hausbau, einer Hausrenovierung oder einer neuen Heizungsanlage der Fall ist, sollten die jeweiligen Kontoauszüge für eure eigene Buchhaltung ebenfalls aufbewahrt werden.
Gut zu wissen: Behaltet eure Kontoauszüge, wenn wichtige Rechnungen per Banküberweisung oder durch Bankeinzug beglichen wurden.
Urlaubskontrolle
Vor allem nach einem Urlaub im Ausland habe ich mir angewohnt, die Kontoauszüge nicht nur ungesehen abzuheften, sondern die Zahlungen eingehend zu kontrollieren. Somit kann ich einen Betrug mit meiner Kreditkarte ausschließen oder im Falle eines Falles sofort meine Bank kontaktieren und die Karte sperren lassen. Zwar wurde ich bis jetzt von einem Kartenmissbrauch verschont (*klopf auf Holz*), doch einer Freundin ist es so ergangen, weshalb ich sehr vorsichtig geworden bin.
Wie lange sollten Privatpersonen Kontoauszüge aufbewahren?
Im Prinzip können sowohl aktuelle als auch Kontoauszüge aus den Vorjahren von Privatpersonen sofort vernichtet werden. Dennoch solltet ihr den Ratschlag der Kreditinstitute beherzigen und die Kontoauszüge einige Jahre aufbewahren.
Am besten richtet ihr euch nach der sogenannten Verjährungsfrist und hebt die Kontoauszüge für mindestens drei Jahre auf. Auf diesem Wege könnt ihr ohne großen Aufwand belegen, dass ihr eure Miete oder eine bestimmte Rechnung bereits beglichen habt. Ob ihr die Kontoauszüge in Papierform oder digital aufbewahrt, spielt übrigens keine Rolle.
Bei Handwerkerrechnungen solltet ihr die Bankauszüge vorsichtshalber fünf Jahre aufheben. Häufig endet dann die Gewährleistungspflicht bei anfallenden Mängeln und ihr könnt die Zahlung mit dem exakten Datum nachweisen.
Wann müssen Kontoauszüge gesetzlich von Privatpersonen aufbewahrt werden?
Handelt es sich um Bezahlungen von Handwerkerrechnungen oder Dienstleistungen in Verbindung mit einem Grundstück, müssen die Kontoauszüge auch von Privatpersonen gesetzlich für zwei Jahre archiviert werden.
Wollt ihr hingegen Kosten für Reinigungskräfte, einen Gärtner oder andere haushaltsnahe Dienstleistungen von der Steuer absetzen? Dann müsst ihr die entsprechenden Kontoauszüge für zwei Jahre zum Nachweis an das Finanzamt aufbewahren.
Sobald der jeweilige Steuerbescheid eingereicht und die Einspruchsfrist abgelaufen ist, könnt ihr auch diese Kontoauszüge vernichten. Wie Kontoauszüge richtig entsorgt werden, erfahrt ihr hier.
Kontoauszug verloren? Nicht schlimm!
Wir alle kennen es: Im alltäglichen Chaos verschwindet so manches auf Nimmerwiedersehen. Verlorene bzw. nicht auffindbare Kontoauszüge könnt ihr 12 Monate lang über das Online-Banking herunterladen. Alternativ können die Auszüge mit dem Kontoauszugsdrucker in der Bankfiliale ausgedruckt werden.
Zudem könnt ihr Kontoauszüge rückwirkend anfordern, denn Kreditinstitute sind dazu verpflichtet, diese 10 Jahre lang für ihre Kunden zu archivieren. Je nach Bank können für diesen Service allerdings Gebühren anfallen.
Die wichtigsten Infos zur Aufbewahrung von Kontoauszügen im Überblick:
- Für Privatpersonen gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge
- Ausnahme: Die Kontoauszüge dienen zum Nachweis für Bezahlungen von Handwerkerrechnungen oder haushaltsnahen Dienstleistungen zur Vorlage beim Finanzamt
- Für Vielverdiener gilt eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren
- Unternehmen, Freiberufler sowie Selbstständige müssen Kontoauszüge 10 Jahre lang aufbewahren
- Es wird empfohlen, Kontoauszüge auf Grundlage der gesetzlichen Verjährungsfrist drei Jahre zu archivieren
- Verlorene Kontoauszüge können rückwirkend bis zu 10 Jahre bei der Bank angefordert werden
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Bildquelle: Getty Images / BrianAJackson
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